Aspectos generales de la normativa del Sistema de Gestión Medioambiental (SGM)

Gran parte del interés en la auditoría de los sistemas EMS (SGM) ISO 14OOO se dirigen hacia la norma ISO 14OO1, Environmental Management Systems: Specifications with Guidance for Use .

El motivo es que ISO 14001 es la unica norma que TC 207 ha desarrollado como una norma de especificaciones.

Las otras normas de la serie ISO 14000 se han emitido como documentos de orientación.

El modelo usado para el desarrollo de ISO 14000 es similar al modelo plan- do-check-act (PDCA) (planificar, realizar, controlar, actuar), desarrollado por los que trabajan en el sector de la calidad.

ISO 14001 se puede utilizar por las compañías para obtener el registro por terceros.

Tambien la puede utilizar una organización para declararse ella misma como cumplidora de ISO 14000.

Esta norma esta prevista para su aplicación en organizaciones de todo tipo y tamaño. Constituye un punto clave el conocimiento de que la dirección de dicha organización considere todos los aspectos en relación con las posilidades de aplicación de ISO 14001.

La dirección puede utilizar dicha norma para obtener la certificación de todas sus instalaciones. Por otra parte, la dirección puede decidir obtener certificación para solamente una instalación o incluso parte de una instalación, mientras se declara o no se cumple en absoluto con ISO 14000 en otras partes de la organización. Por consiguiente, al auditar ISO 14001 es importante que el auditor tenga una idea clara del alcance con el que la organización esta aplicando ISO 14001.

El auditor no deberia tener ideas preconcebidas acerca de lo que deberia hacer la organización. Como se indica en la normativa, dos organizaciones pueden realizar actividades similares y, sin embargo, disponer de programas SMG muy distintos pero aceptables.

Por otra parte, una compañía que dispone de un sistema de gestión de calidad ISO 9000, puede decidir utilizar una parte de dicho sistema en su propio SMG. Por ejemplo, ciertas actividades como el control de documentos, son comunes a ambas normativas.

Puesto que no hay ningún aspecto definitivo que distinga el modo de controlar los documentos en los sistemas de gestión de calidad y de gestión medioambiental, tiene poco sentido que se establezcan dos sitemas separados.

Por consiguiente, es de esperar que muchas compañías que disponen ya de Sistemas de Calidad ISO 9000, pretenderán basarse sobre procesos ya existentes cuando desarrollen un sistema EMS ISO 14000.

Este hecho no solamente suavizará la implantación de dichos sistemas, sino que también reducirá los costes globales del establecimiento del EMS ISO 14000.

Políticas

La organización debe aplicar una política medioambiental inspirada por la alta dirección, es decir por quienes deciden acerca de las operaciones de la compañía.

Esto no quiere decir que la política a seguir sea delegada desde las alturas de la compañía sin participación de los miembros de la organización.

Muchas compañías utilizan equipos de empleados para desarrollar esta política, puesto que, a mayor participación en la política mencionada, mejores resultados.

Un miembro de la corporación procedera acertadamente si invita tambien a los dirigentes de la comunidad local a colaborar en el desarrollo de una política medioambiental efectiva.

Sin embargo, con independencia del numero de personas implicadas en el desarrollo de las políticas, es esencial que estas sean realmente inspiradas y totalmente soportadas por la alta dirección. Sin esta condicion, el programa SGM no tendra ninguna vigencia.

La política deberá reunir ciertas condiciones definidas en la normativa.

Esto incluye la necesidad obvia de que la compañía cumpla con toda la legislación y disposiciones medioambientales relevantes que la afecten.

Tambien se contrae la obligación de una mejora continua del programa SGM, así como las medidas para prevenir la polución.

La prevención de polución es un termino muy amplio que se puede referir a medidas tales como reciclado, tratamiento de residuos, cambio de procesos, mecanismos de control, utilización eficiente de los recursos y sustitución de materiales por otros más adaptados al medio ambiente.

ISO 14001 requiere tambien que la política este documentada, se comunique a todos los empleados y sea de disposición pública. En algunas companias se ha dedicado una pared en su area de recepción para la información relativa a estas políticas, de este modo se ofrece a los que entran en el edificio una excelente vision de la política medioambiental de la compañía.

Planificación

ISO 14001 introduce el concepto de aspectos medioambientales al tratar los requerimientos de la Planificación.
Un aspecto medioambiental es simplemente algo que la compañía hace, produce o vende, que tiene alguna relacion con el medio ambiente. Se trata obviamente de un campo muy amplio que puede incluir todo el ciclo vital de un producto desde su extracción como mineral u otro modo de obtención de los recursos naturales utilizados, hasta el combustible consumido en el transporte de dicho producto. De hecho, para cualquier producto es probable que, a pesar de estar pensada exhaustivamente la lista de aspectos medioambientales, cualquiera sea capaz de encontrar algun otro aspecto.

La normativa requiere que se identifiquen los aspectos medioambientales que puede controlar la compañía. Sin embargo, este hecho no significa necesariamente que la compañía solamente deba considerar sus propios procesos y necesidades.

Por ejemplo, aunque una compañía no pueda evitar que un comprador utilice mal o modifique un producto después de haberlo comprado, si que puede informar a dicho comprador de los daños potenciales al medio ambiente a consecuencia de dicha mala utilización o modificación del producto.

La finalidad de identificar los aspectos medioambientales consiste en determinar aquellos impactos medioambientales significativos que pueden afectar al medio.

La organización debe identificar dichos impactos y tenerlos en cuenta al fijar sus objetivos medioambientales. La normativa requiere tambien que esta información se mantenga al dia, lo cual significa que cuando se producen situaciones tales como cambios de diseño o cambios en los suministradores, se puedan reconsiderar los aspectos medioambientales para determinar si se ha originado un nuevo impacto medioambiental significativo.

Es necesario establecer objetivos y fines medioambientales basados en los impactos medioambientales significativos que se han identificado y en los requisitos legales y de otra indole que debe cumplir la organización.

Un objetivo medioambiental es una finalidad general que resulta de la política medioambiental que se ha marcado la misma organización y debe ser cuantificado en la medida prácticamente posible.

Un fin medioambiental es una exigencia de logro detallada aplicable a la organización, resulta del objetivo medioambiental y debe ser fijado y cumplido con el fin de alcanzar dicho objetivo.

Tambien debe ser cuantificado en la medida prácticamente posible.

Una vez que se han establecido los objetivos y metas, la compañía tiene que hacer y mantener programas para cumplir los mismos, lo que incluye la asignación de responsabilidades a las distintas partes competentes de la organización y la disposición de los medios y períodos de tiempo para alcanzar dichos objetivos y metas.

Para resumir los aspectos de planificación de ISO 14001, el auditor debe estudiar en primer lugar la politica medioambiental que ha establecido la compania. A partir de la politica y de las disposiciones legales a las que esta sometida la compañía el auditor podra deducir los aspectos e impactos medioambientales, los objetivos y metas y, finalmente, los programas establecidos para cumplir dichos objetivos y metas. La compañía debe cumplir claramente y por completo estas fases de la planificación y documentarlas antes de pasar a la fase, que es la parte de realización del ciclo PDCA.

Puesta en Práctica y Funcionamiento del SGM

Para la puesta en practica y operación del SGM, es necesario definir y documentar las funciones y responsabilidades, valorar las necesidades de formación y realizar la formación del personal de acuerdo con dichas necesidades, controlar los documentos, establecer controles de las actividades operacionales y establecer procedimientos para cumplir las actividades especificas de IGM.

Estos controles no constituyen una novedad para quienes están familiarizados con los sistemas de gestion de calidad.

Si una compañía dispone de un sistema de gestion de calidad ISO 9000 u otro programa de tipo similar para aseguramiento de la calidad, el SGM de la ISO 14000 se puede integrar en dicho programa. De este modo, se pueden ahorrar costes y facilitar a los empleados de la compañía su conocimiento e implantación.

Sin embargo, hay que considerar algunos aspectos importantes en relacion con el programa SGM. Al auditar la implantación y operación de un programa SGM es importante recordar que el sistema sometido a la auditoría constituye la politica medioambiental de la compañía.

Es necesario que dicha politica, incluyendo sus objetivos y metas asociados, se refleje completamente en los procedimientos de operación e implantación propios de la compañía.

La comunicación es una parte importante de las operaciones de una compañía. Toda compañía que emprende el desarrollo de un programa SGM, debe realizar esfuerzos concertados para la comunicación interna y externa de sus actuaciones.

Aparte de ser una exigencia de ISO 14001 una buena comunicación hace que los empleados y opinión puplica sean conscientes del quehacer de la compania.

La mayoría de las personas prefieren trabajar para una compañía de buen comportamiento ciudadano y que se preocupa por el medio ambiente.

Si bien esto es importante, ISO 14001 trata tambien de otro tipo de comunicación. Es decir, que se requieren procedimientos para la comunicación interna entre varios niveles y funciones de la organización. Estas comunicaciones pueden incluir informes de auditoría y resultados de actividades de control SGM dirigidos a las personas responsables.

Ademas, se requieren procedimientos para recibir, documentar y responder a comunicaciones de partes externas interesadas. Las solicitudes de información pueden referirse a los niveles de polucion atmosferica causados por los procesos de la compania o a los planes que tiene la compania para reducir la contaminación futura de las aguas subterraneas.

En su buen comportamiento como ciudadano corporativo, la compañía debe cumplimentar todas estas solicitudes de información, para lo cual debe establecer procesos formalizados para recibir y responder dichas solicitudes. Una compania que dispone de un SGM ISO 14000 no debe dar la impresión de no querer dar explicaciones sobre temas medioambientales. Esta actitud no correspondería a lo que se espera en general de los sistemas de gestión medioambientales ISO 14000.

Control y Acciones Correctoras

La siguiente parte del ciclo PDCA es la parte de control:

Una parte fundamental de los requerimientos de ISO 14001 es el control de las actividades realizadas por la compañía que podrían tener un impacto importante sobre el medio ambiente.

Para auditar debidamente dichas actividades, se debe volver a considerar los aspectos e impactos medioambientales identificados por la compañía y revisar los fines y metas relacionados con dichos impactos medioambientales.

A partir de esta información, se puede evaluar el alcance y tipo del control efectuado, para comprobar que se cumplen los objetivos de la política medioambiental de la compañía.

Análisis de la Gestión

ISO 14001 considera la revisión de la gestión como una actividad separada de las de control y acción correctora.

En ISO 14001 la revisión de la gestión es el comienzo del proceso de mejora continuada.

Se requiere que lo efectué la alta dirección, es decir, la misma entidad que estableció inicialmente la política medioambiental.

Esta revisión debe ser documentada, debiéndose recopilar la información y datos requeridos, entregando los mismos a la alta dirección para que pueda efectuar una revisión adecuada.

La revisión por la dirección es necesaria para tener en cuenta posibles cambios en la política, en los objetivos y en otros elementos del programa SGM como resultado de auditorías y otras circunstancias cambiantes.

Fuente: Manual de Auditoría Medioambiental / Lee Harrison
Abril 2002